Como faço meu planejamento de atividades, priorização e gestão do tempo. Foto de uma xícara de café

Como planejo, priorizo e organizo meu tempo

Apesar do que a foto sugere, a resposta não é tomando café (embora ajude bastante).

Quando comecei a planejar meu gap year, uma das primeiras coisas que fiz foi listar os conhecimentos e skills que queria desenvolver durante esse período. Isso me ajudou a entender os tipos de experiências que eu deveria buscar pra alcançar meus objetivos — ou, em menos palavras, como eu deveria preencher o meu tempo.

Nos últimos meses aprendi (após muito testar, errar e repetir) a criar rotinas de planejamento, priorização e gestão do meu tempo. Essas rotinas foram bastante iteradas ao longo das semanas e agora posso dizer que funcionam super bem1.

Acredito que o aprendizado que construí com esse desafio de gestão do tempo pode ser útil pra outras pessoas que se dividem entre vários projetos. Por isso, decidi documentar e compartilhar aqui as etapas que sigo. Se você tiver alguma experiência pessoal com isso, ou ideias de como aprimorar, comenta lá embaixo que vou adorar saber.

1. Onde você quer estar daqui a alguns anos?

Esse é o ponto de partida de qualquer planejamento.

Imaginar lá na frente não apenas dá o norte do futuro, como também aumenta minha motivação no presente, e faz cada pequena tarefa ter sentido. O que não significa que esse “lá na frente” seja imutável.

O importante é ter claro algo como um cartão-postal do destino2 de quem você quer se tornar, o que quer fazer e onde quer chegar.

No meu caso, meu objetivo é consolidar uma transição de carreira pra área de ciências comportamentais e fazer parte do (hoje pequeno) grupo de pessoas abrindo espaço pra esse campo amadurecer no Brasil. Quero estudar tudo que puder sobre o comportamento humano, desenvolver skills importantes, aplicar meu conhecimento em situações reais, me qualificar em escolas de ponta e aprender com as melhores cabeças. Poder mergulhar fundo em problemas contextuais relevantes pra nossa sociedade, pesquisar e ajustar o ambiente onde decisões são tomadas, de forma a incentivar o comportamento das pessoas na melhor direção. Arquitetar empurrõezinhos que ajudam as pessoas a serem versões melhores de si mesmas. E se eu estiver em uma empresa, quero que o valor que o cliente gera para a empresa seja baseado em um comportamento que gera um valor proporcionalmente alto pra ele mesmo também. Esse é o meu cartão-postal do destino.

A forma como tudo isso vai acontecer pode divergir em relação aos planos iniciais. Existem vários caminhos para um destino. Mas a visão não muda.

2. Quais são os grandes passos que você precisa dar pra chegar lá?

Com a visão de futuro mais clara, consigo selecionar experiências (profissionais, de estudos, de vida) que podem me guiar até lá.

Este aqui foi o primeiro plano macro que fiz quando decidi começar essa mudança na minha carreira:

Cronograma desenhado no papel com planejamento inicial do meu gap year

Bastante coisa já mudou, principalmente em relação ao próximo ano, que não está desenhado aí.

Mas ter traçado esse plano me deu condições de avaliar as novas oportunidades que surgiram. Esse parâmetro inicial me proporcionou uma base de comparação pra entender se o que pareciam desvios no caminho poderiam na verdade ser uma rota melhor.

Já outras mudanças aconteceram sem que eu tivesse escolha, por conta da pandemia de covid-19.

3. Agora vamos quebrar em pequenos passos. Quantas horas você tem no seu mês?

Tendo uma boa noção da distribuição das experiências mais importantes num calendário de médio prazo, gosto de desdobrar e organizar um pouco mais meus planos construindo uma visão mensal das minhas atividades.

Painel de post-its na parede do meu home office

Crio um mapa mais macro na parede com as atividades com que já me comprometi a estar envolvida naquele mês.

Então faço as contas de quantas horas terei disponíveis pra alocar às atividades, estimando quando tempo devo levar com cada3. Minha preocupação aqui é garantir que na maior parte do meu tempo eu esteja caminhando em direção ao futuro que planejei. Fazendo progresso. Evoluindo.

Se sobram horas no meu mês, puxo projetos do meu backlog.

Sim! Tenho um backlog de um monte de coisas que queria fazer mas precisei dizer “não”. Ou melhor, precisei dizer “vou dar atenção pra você mais tarde”.

Organizo essa programação mensal em uma planilha. Geralmente passo algumas horas do primeiro dia do mês trabalhando nisso. Tento desdobrar todas as atividades que vão preencher meu dia a dia naquele mês, pra ser o mais precisa possível com a alocação das horas4. E o mais bacana é que funciona como um implementation intention.

4. Controlando o tempo no dia a dia (ou: não basta planejar, tem que executar)

OK, agora que já planejei as atividades do meu mês, certa de que cada pequena tarefa tá me guiando na direção que planejei, é hora de executar bem.

Uso algumas ferramentas que me ajudam a controlar as atividades e as responsabilidades do dia a dia. Vou listar aqui aquelas que não vivo sem:

– Todoist

O Todoist é um app de lista de tarefas e produtividade. Crio projetos para separar as atividades em categorias e incluo as tarefa com seus deadlines.

Print da minha lista deprojetos no Todoist

De manhã confiro todas as tarefas que vencem naquele dia, priorizo as mais urgentes e importantes, e tento planejar o horário mais ou menos em que vou realizar as demais, levando em conta a programação do dia.

À noite, dou uma olhada nas tarefas do dia seguinte, só pra ter uma ideia de como será. Principalmente se não tiver conseguido completar tudo que estava programado. Se for o caso, faço os ajustes necessários, negocio prazos, realoco as tarefas etc.

– Toggl Tracker

O Toggl Tracker é um app de controle de tempo, um time sheet. A cada vez que inicio uma atividade, insiro o nome, o projeto e dou o play no Toggl. Quando termino, pauso.

Assim, consigo saber se a realidade está batendo com o planejamento. Tenho a visão clara de quantas horas trabalhei em cada atividade. Se houve algum erro na hora de estimar horas quando fiz o planejamento mensal, é o Toggl quem me joga essa verdade na cara.

No começo era mais difícil porque eu sempre me esquecia de ligar ou desligar o contador de tempo. Quando a gente é interrompido, ou tá multitasking, fica meio bagunçado também. Mas no geral é uma ferramenta imprescindível pra minha boa gestão do tempo.

Essa dobradinha Todoist e Toggl faz milagres na minha organização. Eu amo esses dois, gente! 🖤

– Google Calendar

Todas as reuniões, encontros e conversas com outras pessoas são eventos no meu calendário. Assim posso ter uma visão clara dos próximos compromissos e me preparar antes. Da mesma forma que o Todoist, confiro o Calendar sempre de manhã e à noite.

Durante um tempo, tentei alocar minhas tarefas do dia também dentro do Calendar, pra saber exatamente em que hora eu estaria fazendo cada atividade. Tem até uma integração do Todoist com o Calendar. Bom, tentei por muitas semanas seguir assim, mas não funcionou bem.

Até me considero uma pessoa disciplinada, mas gosto de ter certa liberdade com minhas tarefas. Às vezes estou com mais vontade de fazer um tipo de tarefa, e não outro.

Já que posso levar minha vontade em conta, prefiro ter essa flexibilidade, sabe? Não gosto de estabelecer a priori que estarei trabalhando em uma determinada tarefa “exatamente das 10h às 11h”. Até porque imprevistos surgem — e quando estava testando esse esquema do Calendar, eu ficava com frequência frustrada por não ter seguido o que me programei de fazer naquele horário específico, e isso não me fazia bem.

– Planner semanal

Uso também um planner de papel com visão semanal. Lá gosto de registrar o que rolou de mais importante no dia, conquistas e frustrações, coisas além do escopo profissional que influenciaram meu dia, bem como meus sentimentos, alguns pensamentos e ideias. Quase como um diário mesmo.

Também uso como um lugar pra fazer anotações importantes e registrar alguns hábitos que considero fundamentais pra me dar disposição e bem-estar (fazer exercício físico, me alimentar bem, meditar).

Ownership da própria agenda é real. Mas o dia continua tendo 24 horas

Hoje eu vejo bem a diferença nessa questão do tempo em relação a quando trabalhava pra uma empresa só, situação em que a maior parte do nosso tempo pertence à empresa. Inclusive o contrato de trabalho vem especificado em horas que a empresa comprou de você: 40 horas semanais5.

No gap year, o tempo é todinho meu, é bem diferente. Mesmo quando comecei a pegar alguns jobs alinhados com meus objetivos (ou seja, quando comecei a trabalhar part-time), ainda mantive certa flexibilidade pra distribuir as atividades da maneira que preferir, sempre respeitando os cronogramas e deadlines dos projetos.

Aquela sensação de que 24-horas-passam-muito-rápido-e-não-são-suficientes-socorro é exatamente a mesma de quando trabalhava full-time. Sinto menos estresse, fato. E ter ownership da própria agenda é a melhor parte. Nossa, isso é muito bom!

Mas a flexibilidade que criei pra essa fase da minha carreira vem para o bem e para o mal. Se a agenda é flexível, significa que está aberta a avaliar novos compromissos e projetos (e acredite, quando você se abre para o novo, muita coisa legal aparece).

Por isso, fazer planos e ajustar planos se tornou uma prática diária. Às vezes, topar uma nova oportunidade significa dizer não pra coisas que você já tinha dito sim6.

Aquele cartão-postal do destino que comentei lá em cima é o que me guia sempre.


  1. Como tudo na vida, mesmo funcionando super bem, sempre tem espaço pra melhorar.
  2. O nome “cartão-postal do destino” eu pego emprestado do Dan e do Chip Heath, autores do livro “Switch: How to Change Things When Change is Hard”.
  3. Essa parte é a mais difícil. Nós tendemos a ser otimistas e subestimar o tempo que levaremos em certas tarefas. É a falácia do planejamento. Mas a prática e o aprendizado a partir dos erros ajuda bastante a ir melhorando as estimativas.
  4. Atividades não programadas das quais não posso ou não quero escapar SEMPRE surgem. Por isso, no meu plano mensal de atividades sempre procuro incluir tarefas que podem ser postergadas sem prejuízo, se for necessário.
  5. Eu conto ou vocês contam a verdade para a CLT?
  6. Tenho aprendido cada vez mais a dizer não. Mas ainda dói não poder sair dizendo sim! sim! também sim! bora lá! pra tudo legal que aparece.

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